*Bài viết được biên dịch bởi đội ngũ thực tập sinh công ty dịch thuật Master

Giám sát tại công sở có thực sự tăng năng suất hay chỉ đơn giản là cách để lọc ra những nhân lực yếu kém?

Trước khi bước vào vấn đề, hãy xem qua tình huống của Courtney Hagen Ford, một giao dịch viên ngân hàng 34 tuổi vừa xin thôi việc vì cho rằng hành vi giám sát tại nơi làm việc là “phi nhân hóa”.

Quản lý của Courtney đã cài phần mềm theo dõi nhằm giám sát số lượng khách hàng mà Courtney hỗ trợ cho vay và tạo tài khoản trả phí.

Cô tâm sự: “Tôi không quen với áp lực bị giám sát, áp lực doanh số thôi đã đủ khiến tôi đau đầu.”

Courtney cho rằng việc bán thức ăn nhanh có lẽ sẽ tốt hơn và quyết định xin nghỉ. Nhưng nghịch cảnh vẫn hoàn nghịch cảnh, sau khi thôi việc tại ngân hàng, cô lại lao vào học bằng tiến sĩ về công nghệ giám sát.

Giám sát tại công sở có thực sự tăng năng suất ?

Courtney không phải là người duy nhất cảm thấy bất mãn với hệ thống giám sát này, nhưng hiện tượng này lại đang là cơn sốt đối với các doanh nghiệp trong việc tận dụng nhân lực để tăng năng suất cũng như mức độ hiệu quả trong công việc.

“Theo thống kê trong năm vừa qua, hơn một nửa các công ty có doanh thu trên 750 triệu Đô la Mỹ (574 triệu Bảng Anh) sử dụng các phương pháp giám sát “không chính thống” này để giám sát nhân viên…” dẫn lời của Brian Kropp, phó giám đốc cơ quan nghiên cứu Gartner.

Phổ biến nhất là các công cụ xử lý thư điện tử, ghi âm hội thoại, theo dõi tần suất sử dụng máy tính và chuyển động của nhân viên trong văn phòng. Một số công ty thậm chí còn giám sát nhịp tim và thói quen ngủ nghỉ của nhân viên để xem chúng ảnh hưởng đến khả năng làm việc như thế nào.

Tính đến năm 2015, có khoảng 30% doanh nghiệp áp dụng các phương pháp giám sát này. Và theo Kropp, con số này sẽ tăng lên 80% trong năm 2020.

Tại sao doanh nghiệp lại phải khắt khe như vậy?

Theo nhận định từ Ben Waber, giám đốc điều hành của Humanyze, Boston, một công ty chuyên phân tích các vấn đề công sở, việc giám sát giúp cho doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên và khả năng tương tác giữa họ, điều này không chỉ tốt cho doanh nghiệp mà còn tốt cho cả bản thân nhân viên.

Công ty của Ben Waber thu thập những dữ liệu sinh ra từ hoạt động trực tuyến của nhân viên như thư điện tử và các ứng dụng trò chuyện trực tuyến, ngoài ra họ còn sử dụng các bảng tên trang bị sẵn thiết bị ghi âm nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID).

Loại bảng tên này giúp ghi lại thời gian, âm lượng và giọng điệu trong suốt cuộc hội thoại. Mặc dù nghe có vẻ hơi xâm phạm, nhưng người đề xuất cho rằng chúng giúp ngăn ngừa hành vi uy hiếp và quấy rối tình dục.

Cũng theo ông Waber, một vài dữ liệu phân tích có thể cho thấy những kết quả bất ngờ. Ví dụ, một khách hàng công nghệ lớn đã phát hiện ra các Coder thích ngồi ăn trưa tại bàn lớn 12 người có xu hướng làm việc tốt hơn nhóm Coder chọn bàn nhỏ 4 người.

Nhóm chọn bàn lớn hơn thường sẽ gặp nhiều người hơn, từ nhiều bộ phận khác nhau của công ty, và dễ chia sẻ ý kiến với nhau.

Khả năng làm việc tăng 10% ở nhóm chọn bàn ăn trưa lớn. Đây là một thực tế không thể nào biết được nếu như không có các phân tích dữ liệu nói trên.

Một trong những mô hình Coworking Space (không gian làm việc chung) phổ biến trong mấy năm trở lại đây là Epicenter với các “buổi tiệc chip”. Tại đó, mọi người có thể cấy những con chip RFID có kích thước như hạt gạo vào lòng bàn tay của mình.

Hannes Sjöblad là một trong những người có cấy chip từ Epicenter, ông cho biết có thể sử dụng chip cấy để đi qua cửa điện tử tự động, trao đổi thông tin liên lạc cũng như theo dõi mối liên hệ giữa tốc độ đánh máy và nhịp tim.

Chip cấy không thể truyền dữ liệu nếu đặt xa đầu đọc quá một xen-ti-met, nên người dùng có thể chủ động trong việc điều khiển.

Cấy chip nghe có vẻ khá cực đoan, nhưng đây chỉ là một bước tiến tương đối nhỏ từ thẻ căn cước hoặc quan trắc sinh học – Dẫn lời giáo sư Jeffrey Stanton từ Đại học Syracuse

Theo giáo sư, nếu tiện ích ngày một tăng thì số lượng nhân viên tự nguyện cấy chip cũng tăng theo.

Nhưng ngược lại, nếu việc cấy chip làm giảm bớt thời gian nghỉ ngơi của nhân viên và gây ra nhiều bất cập thì đó là lúc chúng ít phổ biến nhất.

Năm 2016, tờ báo Britain’s Telegraph (Anh) đã đặt các thiết bị giám sát nhiệt và chuyển  động dưới bàn làm việc của nhân viên. Trong khi phía Quản lý cho rằng chúng được dùng để giám sát điện năng tiêu thụ thì nhân viên lại nghĩ rằng họ đang bị theo dõi và đã phản đối.

Các thiết bị đã bị tháo gỡ trong 24 giờ sau đó.

Từ dẫn chứng trên có thể thấy nếu người lãnh đạo không truyền đạt hiệu quả thì nhân viên sẽ tự mặc định một viễn cảnh xấu nhất. Nhưng nếu có công bố chính thức về việc thu thập cũng như mục đích sử dụng thì ắt hẳn 46% nhân viên đều sẽ đồng tình.

giám sát
Thiết bị giám sát

Mặc dù những kế hoạch nói trên thường sử dụng dữ liệu ẩn danh và chọn người tham gia tự nguyện, nhưng nhiều nhân viên vẫn còn rất cảnh giác và cảm thấy quyền công dân của họ bị đe dọa. Ở những nước có ít tự do hơn thì họ thậm chí còn không có quyền được lựa chọn.

Tuy nhiên, đối với một số nước khác thì những ích lợi lại khá rõ ràng như minh họa dưới đây:

Jessica Johnson, 34 tuổi, đến từ Canberra, Australia giải thích rằng: “Tôi bị mắc chứng ngủ rũ (Narcolepsy)”.

Cô ấy sẽ ngủ gục vào những khoảng thời gian ngắn trong ngày, sau đó sẽ tạm thời bị mất phương hướng khi tỉnh dậy.

Cô ấy nói thêm: “Triệu chứng này gây ảnh hưởng đến trí nhớ của tôi cũng như khả năng tập trung.”

Cô ấy làm việc cho một công ty bảo hiểm. Tại đó, họ sử dụng một chương trình gọi là Timely để truy dấu hóa đơn theo giờ. Nó giúp cho cô ấy nhanh chóng biết được những gì mình đang làm trước khi ngủ, sau đó tiếp tục hoàn thành chúng.

“Chỉ cần cài ứng dụng vào điện thoại và máy tính là đã có sẵn dữ liệu thô tự động”, dẫn lời Mathias Mikkelsen, giám đốc điều hành của Timely’s Norwegian.

Mathias cũng cho biết các thuật toán sẽ xử lý toàn bộ các dữ liệu và tạo ra những biểu đồ trên cả tuyệt vời, tiết kiệm thời gian xử lý khi phải bận họp và xử lý các tác vụ khác.

Vì vậy, việc giám sát tại công sở có thể giúp nhân viên có cơ hội làm chủ công việc và giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Nhưng nếu áp dụng sai cách, bản thân nó sẽ mất đi tác dụng, đôi khi còn mang lại những kết quả không như mong muốn.